COMBACK Cloud E-Mail Archivierung

Die Herausforderung

Die E-Mail Archivierung ist immer wieder ein stark diskutiertes Thema. Braucht ein Unternehmen sie wirklich? Welche E-Mails sollen archiviert werden? Welche nicht? Viele weitere Fragen werden bei diesem Thema aufgeworfen.

Die geltenden rechtlichen Anforderungen fordern von den Unternehmen in Deutschland E-Mails über viele Jahre hinweg aufzubewahren. Die Aufbewahrung muss vollständig und manipulationssicher erfolgen. Die archivierten E-Mails müssen jederzeit auffindbar sein.

Kommt die Geschäftsführung dieser Pflicht nicht nach, drohen empfindliche Sanktionen.


Die Lösung

Basierend auf der zuverlässigen Mailstore-Technologie bieten wir einen hochwertigen und sicheren Cloud E-Mail Archivierungsservice. Mit Hilfe unserer Lösung kann Ihr Unternehmen die rechtlichen Anforderungen zuverlässig erfüllen. Gleichzeitig lassen sich alle weiteren Vorteile moderner E-Mail-Archivierung nutzen.

Der für die Cloud E-Mail Archivierung eingesetzte MailStore Server ist mittlerweile in der Version 12.1.1 verfügbar. Er hat sich über viele Jahre hinweg, durch den erfolgreichen Einsatz bei über 60.000 Kunden zu einem Standard für die E-Mail-Archivierung ent-wickelt.


Vorteile

  • Abschaffung von Postfachbegrenzungen und PST-Dateien
  • Mail-Server entlasten und IT-Kosten reduzieren
  • One-Click-Restore für alle Anwender
  • Rechtliche Sicherheit
  • Schnelle Suche
  • Schutz vor Datenverlusten
  • Steigerung der Produktivität
  • Verteilte E-Mails zusammenführen

Vertrauen

Mit unserer Cloud E-Mail Archivierung kann Ihr Unternehmen die sonst üblichen Zeit- und Kostenaufwände bei der Einführung und dem Betrieb einer E-Mail-Archivierungslösung auf ein Minimum reduzieren. Trotzdem sind keine Kompromisse bei der Sicherheit, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der Daten notwendig.


Individuell

Viele Managed Service-Angebote werden nach einem bestimmten Schema angeboten und können nicht an individuelle Anforderungen angepasst werden. Bei unserem Service haben Sie die Wahl. Wählen Sie eine schlüsselfertige Lösung oder passen Sie die Archivierung mit unserer Hilfe an Ihr Unternehmen an:

  • Bestimmte administrative Aufgaben können auf Wunsch von Ihnen durchgeführt werden
  • Die Benutzerliste des Archivs kann auf Wunsch synchronisiert werden
  • E-Mails können nach ihrer Archivierung automatisch aus den Postfächern gelöscht werden
  • Flexible Archivierungsmethoden ermöglichen die Übernahme bereits vorhandener E-Mails und die automatische Archivierung aller zukünftigen E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang
  • Unterstützung nahezu aller E-Mail-Systeme und Dateiformate

Mit der Cloud E-Mail Archivierung können die Unternehmen alle Vorteile moderner E-Mail-Archivierung für sich nutzbar machen. Einfach und sicher. Dazu werden Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv abgelegt. Die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg wird dadurch sichergestellt. Die Anwender können weiterhin über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, auf ihre E-Mails zugreifen und diese schnell durchsuchen.

Rechtssichere E-Mail Archivierung

Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden rechtlichen Anforderungen verpflichten Unternehmen dazu, ihre E-Mails über viele Jahre hinweg aufzubewahren. Die Aufbewahrung muss vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar sein. Dazu kann jegliche Korrespondenz gehören, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge.

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommt sie ihrer Pflicht nicht nach, drohen steuerrechtliche und auch zivilrechtliche Maßnahmen. Mit Hilfe der Cloud E-Mail Archivierung kann Ihr Unternehmen die rechtlichen Risiken einfach und zuverlässig ausschließen.

Sicherheit durch Zertifizierungen

Die von uns für die Cloud E-Mail Archivierung eingesetzte Software wird regelmäßig durch einen unabhängigen IT-Revisor zertifiziert. Die Prüfung findet auf der Grundlage der Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen“ (IDW PS 880) statt. Sie berücksichtigt alle Teilaspekte der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, welche die Archivierung betreffen. Die Zertifizierung berücksichtigt auch die in Österreich und der Schweiz geltenden Anforderungen.

Die Software-Lösung ist neben dieser Zertifizierung zudem DSGVO-zertifiziert. Dies belegt, dass die Lösung bei einer sachgerechten Anwendung, eine den datenschutzrechtlichen Anforderungen genügende Verarbeitung der personenbezogenen Daten gemäß der DSGVO ermöglicht. Der MailStore Server erfüllt die GoBD.

Umfassendes Konzept

  • Vollständigkeit der Archivierung durch Journaling
  • Originalgetreue Archivierung
  • Manipulationssichere Speicherung
  • Manipulationssichere Exporte
  • Aufbewahrungsrichtlinien
  • Legal Hold
  • Protokollierung
  • Auditor Zugriff

Unterstütze E-Mail Systeme

  • Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 und 2019
  • Microsoft Office 365
  • G Suite
  • Alle IMAP- oder POP3- kompatiblen E-Mail-Server
  • MDaemon, IceWarp und Kerio Connect
  • PST, EML und andere Dateiformate
  • E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook

Alle unsere Datacenter Services ebenso wie unsere Cloud Lösungen stellen wir in einem unserer BSI-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland zur Verfügung. Der hohe Ausbildungsstand unserer Mitarbeiter steht für Zuverlässigkeit und Qualität. Selbstverständlich erbringen wir alle Leistungen unter Einhaltung der DSGVO und auf Basis des BSI Grundschutzes. - COMBACK Zertifizierungen

Alle unsere Lösungen haben wir mit Bedacht für die Erbringung unserer Services ausgewählt. Bei der Auswahl der eingesetzten Applikationen legen wir größten Wert auf Qualität und Sicherheit.

Fast jede unserer Lösungen ist als Service und als Kaufoption erhältlich. Viele sind auch als Appliances verfügbar. Gerne lassen wir Ihnen weitere Informationen zukommen oder bieten Ihnen die gewünschten Lösungen in einem bedarfsgerechten Angebot an. Kommen Sie über unser Kontaktformular auf uns zu.

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