E-Mail Archivierung

E-Mail Archivierung

Die Herausforderung

Die E-Mail Archivierung ist immer wieder ein stark diskutiertes Thema. Braucht ein Unternehmen sie wirklich? Welche E-Mails sollen archiviert werden? Welche nicht? Viele weitere Fragen werden bei diesem Thema aufgeworfen.

Die geltenden rechtlichen Anforderungen fordern von den Unternehmen in Deutschland E-Mails über viele Jahre hinweg aufzubewahren. Die Aufbewahrung muss vollständig und manipulationssicher erfolgen. Die archivierten E-Mails müssen jederzeit auffindbar sein.

Kommt die Geschäftsführung dieser Pflicht nicht nach, drohen empfindliche Sanktionen.

Die Lösung

Basierend auf der zuverlässigen Mailstore-Technologie bieten wir Ihnen eine hochwertige und sichere E-Mail Archivierungslösung. Mit Hilfe unserer Lösung kann Ihr Unternehmen die rechtlichen Anforderungen zuverlässig erfüllen. Gleichzeitig lassen sich alle weiteren Vorteile moderner E-Mail-Archivierung nutzen.

Vorteile

  • Abschaffung von Postfachbegrenzungen und PST-Dateien
  • Mail-Server entlasten und IT-Kosten reduzieren
  • One-Click-Restore für alle Anwender
  • Rechtliche Sicherheit
  • Schnelle Suche
  • Schutz vor Datenverlusten
  • Steigerung der Produktivität
  • Verteilte E-Mails zusammenführen

Vertrauen

Mit unserer E-Mail Archivierungslösung kann Ihr Unternehmen die sonst üblichen Zeit- und Kostenaufwände bei der Einführung und dem Betrieb einer E-Mail Archivierungslösung auf ein Minimum reduzieren. Trotzdem sind keine Kompromisse bei der Sicherheit, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der Daten notwendig.

    Das Preismodell

    Das Preismodell basiert auf der Anzahl und dem Volumen der zu archivierenden Postfächer.

    Rechtssichere E-Mail Archivierung

    Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden rechtlichen Anforderungen verpflichten Unternehmen dazu, ihre E-Mails über viele Jahre hinweg aufzubewahren. Die Aufbewahrung muss vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar sein. Dazu kann jegliche Korrespondenz gehören, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge.

    Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommt sie ihrer Pflicht nicht nach, drohen steuerrechtliche und auch zivilrechtliche Maßnahmen. Mit Hilfe der E-Mail Archivierung kann Ihr Unternehmen die rechtlichen Risiken einfach und zuverlässig ausschließen.

    Zertifizerung

    Die Software-Lösung ist DSGVO-zertifiziert. Dies belegt, dass die Lösung bei einer sachgerechten Anwendung, eine den datenschutzrechtlichen Anforderungen genügende Verarbeitung der personenbezogenen Daten gemäß der DSGVO ermöglicht. Der MailStore Server erfüllt die GoBD.

    Umfassendes Konzept

    • Vollständigkeit der Archivierung durch Journaling
    • Originalgetreue Archivierung
    • Manipulationssichere Speicherung
    • Manipulationssichere Exporte
    • Aufbewahrungsrichtlinien
    • Legal Hold
    • Protokollierung
    • Auditor Zugriff

    Unterstütze E-Mail Systeme

    • Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 und 2019
    • Microsoft Office 365
    • G Suite
    • Alle IMAP- oder POP3- kompatiblen E-Mail-Server
    • MDaemon, IceWarp und Kerio Connect
    • PST, EML und andere Dateiformate
    • E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook

    E-Mail Archivierung as a Service

    Die Herausforderung

    Nicht immer ist es möglich die eine E-Mail Archivierungslösung im eigenen Haus umzusetzen. Oftmals fehlen die Ressourcen oder einfach die Zeit um eine solche Lösung selbst, im eigenen Haus zu betreiben. Immer wieder kommen auch Anfoderungen der Geschäftsleitung oder des Gesetzgebers dazu welche sich nicht so einfach in den eigenen Räumlichkeiten umsetzen lassen.

    Die Lösung

    Basierend auf der zuverlässigen Mailstore-Technologie bieten wir einen hochwertigen und sicheren E-Mail Archivierungsservice. Der für unseren E-Mail Archivierungsservice eingesetzte MailStore Server hat sich über viele Jahre hinweg, durch den erfolgreichen Einsatz zu einem Standard für die E-Mail-Archivierung entwickelt und bewährt. Die E-Mail werden in einem unserer BSI-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland sicher gespeichert.

    Individuell

    Viele Managed Service-Angebote werden nach einem bestimmten Schema angeboten und können nicht an individuelle Anforderungen angepasst werden. Bei unserem Service haben Sie die Wahl. Wählen Sie eine schlüsselfertige Lösung oder passen Sie die Archivierung mit unserer Hilfe an Ihr Unternehmen an:

    • Bestimmte administrative Aufgaben können auf Wunsch von Ihnen durchgeführt werden
    • Die Benutzerliste des Archivs kann auf Wunsch synchronisiert werden
    • E-Mails können nach ihrer Archivierung automatisch aus den Postfächern gelöscht werden
    • Flexible Archivierungsmethoden ermöglichen die Übernahme bereits vorhandener E-Mails und die automatische Archivierung aller zukünftigen E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang
    • Unterstützung nahezu aller E-Mail-Systeme und Dateiformate

    Sicherheit ist unser Versprechen

    Alle unsere Datacenter Services ebenso wie unsere Cloud Lösungen stellen wir in einem unserer BSI-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland zur Verfügung. Der hohe Ausbildungsstand unserer Mitarbeiter steht für Zuverlässigkeit und Qualität. Selbstverständlich erbringen wir alle Leistungen unter Einhaltung der DSGVO und auf Basis des BSI Grundschutzes. - COMBACK Zertifizierungen

    Anfrage

    Nutzen Sie unser E-Mail Archivierung Anfrageformular. Nach Absenden des Formulars erhalten Sie von uns schnellstmöglich eine unverbindliche Preisinformation. 

    Nehmen Sie Kontakt zu uns auf