E-Mail Archivierung, so ein Blödsinn

Warum sollten Sie sich mit E-Mail-Archivierung überhaupt auseinandersetzen?

Was könnten denn trotz allem gute Argumente für die Einführung und den Einsatz einer richtigen E-Mail-Archivierungslösung sein?

1. E-Mail-Archivierung zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen. Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) schreiben Unternehmen vor, dass alle steuerrelevanten Daten in maschinell auswertbarer Form vorzeigbar aufbewahrt werden müssen. Dies trifft auf die E-Mails und deren Dateianhänge zu. Weitere Anforderungen ergeben sich zudem aus der Abgabenordnung (AO) und dem Handels-gesetzbuch (HGB).

2. Archivierung als Schutz vor E-Mail-Datenverlust. E-Mails als unternehmenskritische Informationsträger müssen vor Datenverlust und illegalem Ausspähen geschützt werden. E-Mails gehen durch defekte PST-Dateien (MS-Outlook), unvorsichtiges Löschen oder Systemwechsel verloren. Oft werden ganze Postfächer beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen entfernt, ohne dass dafür eine notwendige Erlaubnis des Benutzers vorliegt.

3. Archivierung als Schutz vor Überlastung von E-Mail-Servern. Im Laufe weniger Tage und Monate sammeln sich E-Mail-Daten auf Servern an und belegen Speicherplatz. Je größer der zulässige Anhang, desto größer der benötigte Speicherplatz. Da viele Firmen Größenbeschränkungen für Postfächer vergeben, müssen diese Daten in ein Archiv überführt und nicht mehr aktuelle Informationen in den Postfächern gelöscht werden.

4. E-Mail-Archivierung als Entlastung von Speicher-Systemen und Backup. PST-Dateien belasten sowohl die bestehenden Speicher-Systeme als auch die bestehende Backup-Infrastruktur. Diese Dateien resultieren oftmals aus Postfachbeschränkungen.

5. E-Mail-Archivierung für die Migration auf einen neuen E-Mail Server, eine neue Technologie oder in die Cloud. E-Mail-Archivierung unterstützt Sie bei der Migration von einem E-Mail-Server auf einen anderen oder in die Cloud und von der Cloud weg. Unsere COMBACK E-Mail-Archivierungslösung verbindet das Notwendige mit dem Nützlichen: revisionssichere E-Mail-Archivierung und eine schlanke, effiziente, sichere Infrastruktur für den E-Mail-Verkehr – bei gleichzeitiger Ausschöpfung von Potenzialen zur Kostensenkung.

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